Перечень сфер деятельности, в которых электронный документооборот (ЭДО) стал фактически стандартом, ежегодно расширяется. Чтобы подписывать и передавать юридически значимые документы теперь не нужно использовать бумажные формы. Получив ЭЦП для ЭДО, вы сможете оптимизировать внутреннюю работу компании, подключиться к государственным информационным системам, соблюсти обязательные требования закона.
Кому нужна электронная подпись для ЭДО
Документ, отсканированный или изначально составленный в электронном формате, не повлечет юридических последствий до его надлежащего подписания. Специально для таких целей предусмотрены различные виды электронных подписей (ЭП, ЭЦП), которые позволяют идентифицировать субъект, зафиксировать неизменность содержания документа. Федеральным законом № 66-ФЗ предусмотрены следующие виды ЭЦП:
- простая электронная подпись – позволяет идентифицировать субъекта, имеет минимальную степень защиты, не гарантирует неизменность документа после его подписания;
- усиленная неквалифицированная подпись – имеет повышенную защиту, позволяет отследить все изменения в документах, что вполне достаточно для внутреннего документооборота;
- усиленная квалифицированная подпись (КЭП) – обладает максимально степень защиты, генерируется и регистрируется через Минкомсвязи РФ, может использоваться во всех сферах деятельности.
Большинству коммерческих и государственных структур нужна именно КЭП, т.е. максимально защищенная цифровая подпись. Только при наличии такой ЭЦП можно осуществлять взаимодействие с государственными и муниципальными ведомствами, подключаться к информационным системам, приниматься участие в госзакупках. Получение ЭП для ЭДО не займет много времени, так как проверка документов и генерация ключа проводится в течение 1-2 дней.
На данный момент ЭЦП необходима для следующие целей:
- для организации внутреннего оборота документации, что повышает уровень защиты информации, снижается временные и денежные издержки;
- для формирования и направления отчетности в ФНС. ПФР, ФСС, иные уполномоченные службы;
- для получения лицензий и разрешений на отдельные виды деятельности;
- для подключения к государственным информационным системам, которые функционируют во многих областях деятельности;
- для участия в конкурентных закупках по Закону № 44-ФЗ и закону № 223-ФЗ, аккредитации на торговых площадках;
- для взаимодействия с арбитражными судами, которые ввели систему цифрового документооборота.
Это далеко не полный перечень направлений, когда применение ЭП является обязательным или желательным требованием для бизнес-структур. Например, сдача отчетности в ПФР уже сейчас обязательна в электронном формате, если численность предприятия больше 50 человек. Без ЭП подготовить и направить такую отчетность невозможно, что повлечет крупные штрафы.
Также без ЭП невозможно принять участие в госзакупках по Закону № 44-ФЗ. Потенциальный претендент на госзаказ должен использовать цифровую подпись:
- при подаче заявок на участие в конкурсах или аукционах;
- при регистрации и аккредитации на торговых площадках (хотя в РФ функционирует более 30 таких площадок, КЭП позволяет пройти аккредитацию на каждой из них);
- при заключении и исполнении контракта, формировании отчетности после завершения заказа.
Заказчику не придется лично проверять подлинность сведений, зашифрованных в ключе ЭП. Для этого предусмотрено специальное программное обеспечение, которое устанавливается у каждого участника электронного документооборота. Все приложения имеют надлежащую степень криптографической защиты, сертифицированной ФСБ.
ЭП упрощает и контракты с партнерами по бизнесу. Цифровой ключ можно использовать для подписания стандартной документации, договоров и контрактов, гарантийных писем, платежных документов в банк. Личные встречи сторон, на которые обычно тратится много времени и средств, теперь можно свести к минимуму. Чтобы ввести такой формат взаимодействия, цифровая подпись должна быть у каждой стороны сделки.
Для граждан ЭП также дает множество преимуществ:
- заключение сделок с недвижимостью или иными активами без личной встречи сторон;
- подписание запросов о получении документов, информации из госструктур;
- полноценный доступ к онлайн-сервисам, которые разрабатывает и контролирует государство;
- направление обязательной отчетности в государственные ведомства, получение налоговых вычетов.
Порядок получения ЭЦП для организаций, ИП и частных лиц практически одинаков и отличается только составом документов. Обращаться за выдачей сертификата ключа нужно в удостоверяющие центры, аккредитованные Минкомсвязи РФ.
Как получить ЭЦП для электронного документооборота?
Для получения ЭЦП вам нужно обратиться в удостоверяющий центр, подать заявку и комплект обязательной документации. В содержание заявки указываются персональные данные заявителя, статус (юридическое или физическое лицо). Подать заявку в электронной форме можно по ссылке ca.tensor.ru.
Так как при генерации и регистрации ключа проходит проверка документов и сведений о предприятии, нужно представить:
- паспорт и свидетельство СНИЛС на лицо, которое получает подпись;
- лист записи ЕГРЮЛ со сроком выдачи не более месяца, свидетельство ИНН, заверенные копии устава;
- приказ о назначении директора, либо на иное уполномоченное лицо.
Если будут нужны иные бланки и формы, наши специалисты разъяснят этот момент при получении заявки.
После проверки документации и оплаты услуг, будет сгенерирован уникальный ключ. После регистрации через базу данных Минкомсвязи РФ, вы получите цифровой носитель, который можно использовать практически на любом компьютере или ноутбуке. Наши специалисты окажут помощь в обучении лиц, которые будут работать в ЭП, настроят программное обеспечение.
Для организации внутреннего цифрового документооборота могут потребоваться специальные программы. Помощь в их установке и настройки вы также получите в группе компаний по сертификации "MosEAC". Поможем быстро оформить необходимую разрешительную документацию для вашего бизнеса! Срок действия ЭЦП составит 12 месяцев, после чего вы сможете быстро продлить ее на аналогичный период времени.
Подробнее о целях и преимуществах использования ЭП, условиях получения сертификата ключа, вы сможете узнать на бесплатной консультации у наших специалистов.
